Phương pháp vận hành
Phần mềm không tự làm nhóm bạn kỷ luật hơn. Đây là cách làm mà chúng tôi thấy hiệu quả, viết ra để bạn khỏi phải học lại bằng học phí của mình.
Bốn nguyên tắc
1. Một việc, một người, một hạn
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất và cũng là nguyên tắc bị vi phạm nhiều nhất. "Cả nhóm lo giúp anh cái này" nghe như đang giao việc, nhưng thực chất là đang không giao cho ai. Khi ba người cùng chịu trách nhiệm, không ai chịu trách nhiệm.
Việc cần nhiều người thì tách ra thành nhiều việc, mỗi việc một người. Khó tách nghĩa là bạn chưa nghĩ đủ kỹ về nó — và đó chính là dấu hiệu việc đó sẽ trễ.
2. "Sớm nhé" không phải là hạn
Một cái hạn phải là một ngày cụ thể. "Tuần này", "khi nào rảnh", "gấp lắm rồi" đều không phải hạn, vì không ai kiểm chứng được là trễ hay chưa.
Nếu bạn không biết đặt hạn nào cho một việc, đó thường không phải việc mà là một mong muốn. Để nó vào cột Cần làm và đừng giao cho ai cho đến khi biết bao giờ cần xong.
3. Phân biệt việc và thảo luận
Không phải mọi tin nhắn đều thành việc. Chỉ đưa sang umini những thứ có ba đặc điểm: có kết quả nhìn thấy được, có người làm được nó, và có thời điểm cần xong. Còn lại cứ để trong chat.
Nhóm mới dùng hay mắc lỗi ngược lại — chép mọi thứ vào, sau hai tuần bảng có hai trăm thẻ, không ai buồn mở nữa. Bảng chết vì thừa chứ ít khi chết vì thiếu.
4. Việc quá hạn phải được xử lý, không phải được ngó lơ
Một thẻ đỏ nằm trên bảng ba tuần không làm ai khó chịu nữa — đó là lúc hệ thống mất tác dụng. Việc quá hạn chỉ có ba đường ra: làm nốt, dời hạn có lý do, hoặc bỏ hẳn. Không có đường thứ tư là để đó.
Nhịp làm việc gợi ý
- 1 Đầu tuần, 15 phút. Mở trang Tổng quan. Xử lý hết mục quá hạn trước, rồi mới nhìn tới việc mới. Ai quá tải thì san bớt ngay tại chỗ.
- 2 Trong tuần. Ai làm xong thì tự kéo thẻ sang Xong. Không ai phải báo cáo miệng, vì bảng đã nói thay.
- 3 Cuối tuần, 10 phút. Mở trang Báo cáo. Nhìn tỉ lệ hoàn thành và số việc trễ. So với tuần trước tốt lên hay xấu đi.
Đọc các con số cho đúng
| Con số | Nói lên điều gì | Sai lầm thường gặp |
|---|---|---|
| Quá hạn | Số việc đã trễ hạn mà chưa xong. | Coi con số 0 là tốt. Số 0 thường có nghĩa là cả nhóm đang dời hạn cho dễ thở, chứ không phải làm nhanh hơn. |
| Chưa giao ai | Việc nằm trên bảng nhưng không ai chịu trách nhiệm. | Bỏ qua vì nghĩ "để đó rồi tính". Đây là nguồn gốc của phần lớn việc bị trễ về sau. |
| Tỉ lệ hoàn thành | Phần trăm việc đã sang cột Xong. | Đuổi theo 100%. Một nhóm khỏe mạnh luôn có việc đang dở; 100% thường nghĩa là bảng không phản ánh thực tế. |
| Khối lượng theo người | Ai đang gánh nhiều nhất. | So sánh số việc giữa hai người như nhau. Mười việc nhỏ khác một việc lớn — nhìn thêm cột trễ mới đủ. |
Dùng bốn cột thế nào
| Cột | Ý nghĩa | Khi nào chuyển vào |
|---|---|---|
| Cần làm | Đã chốt là sẽ làm, chưa bắt đầu. | Ngay khi việc được xác định và có hạn. |
| Đang làm | Có người đang thực sự động vào. | Khi bắt đầu làm, không phải khi được giao. |
| Chờ duyệt | Xong phần mình, đang chờ người khác. | Khi việc bị chặn bởi người ngoài — duyệt ngân sách, chờ nhà cung cấp. |
| Xong | Kết quả đã có, không phải làm gì thêm. | Khi kết quả kiểm chứng được, không phải khi "gần xong rồi". |
Cột Đang làm nên ngắn. Một người kéo bốn thẻ vào Đang làm cùng lúc nghĩa là không có thẻ nào thực sự đang được làm. Quy ước tốt cho nhóm nhỏ: mỗi người tối đa hai thẻ ở cột này.
Ba lỗi hay gặp ở tháng đầu
- Chép cả nhóm chat vào bảng. Bảng phình ra, mất niềm tin, rồi bị bỏ. Chỉ đưa vào thứ có người, có hạn, có kết quả.
- Quản lý là người duy nhất cập nhật bảng. Nếu chỉ một người kéo thẻ thì bảng là báo cáo của người đó, không phải trạng thái của nhóm. Ai làm, người đó kéo.
- Dựng quá nhiều dự án ngay từ đầu. Bắt đầu bằng một dự án cho một mảng việc thật. Thấy chật thì tách, đừng tách trước.
Áp dụng thử một tuần
Một dự án, một nhóm nhỏ, một nhịp rà soát đầu tuần. Đủ để biết có hợp hay không.
Bắt đầu miễn phí