Giới thiệu Umini

Umini là phần mềm quản lý công việc viết bằng tiếng Việt, thiết kế để mở được trên điện thoại và máy tính. Người dùng tạo workspace, phân dự án, giao việc, chấm công bằng GPS và nhận nhắc nhở qua Telegram. Tài khoản được dùng miễn phí đầy đủ tính năng, không giới hạn số lượng.

Cập nhật: 01/08/2026 Đọc khoảng 12 phút Phiên bản 1.0

Mô tả

Umini là một ứng dụng quản lý công việc chạy trên trình duyệt web và trong Telegram. Toàn bộ giao diện được Việt hoá: từ nhãn nút, thông báo lỗi cho đến nội dung thư mời thành viên. Người dùng truy cập bằng đường dẫn work.umini.app trên máy tính, hoặc mở bot @Umini_app_bot ngay trong Telegram — không cần cài thêm phần mềm, không cần tạo tài khoản riêng.

Ứng dụng tổ chức công việc theo năm tầng phân cấp cố định:

Nơi làm việc (Workspace)
  └── Dự án (Project)
        └── Nghiệp vụ (Business Unit)
              └── Đầu việc (Task)
                    └── Checklist

Mỗi cấp chứa một tập các đối tượng cấp dưới. Người dùng có thể tạo nhiều nơi làm việc khác nhau (ví dụ một cho công ty, một cho việc riêng). Mỗi nơi làm việc có danh sách thành viên, cấu hình chấm công và quy tắc duyệt riêng. Cấu trúc năm tầng này giúp mọi thứ có chỗ để rơi về — việc nhỏ không bị lẫn vào dự án lớn, checklist không bị rời khỏi đầu việc.

Ba tính năng cốt lõi của Umini:

Chấm công GPS — ghi tọa độ thực khi vào/ra ca, đối chiếu với vị trí cửa hàng hoặc công trường đã đăng ký.
Chấm điểm 5 sao — sau khi đầu việc hoàn thành, thành viên đánh giá chất lượng công việc của nhau theo thang 1–5.
Nhắc việc qua Telegram — bot tự gửi tin nhắn nhắc trước deadline và khi đầu việc bị quá hạn, không cần mở web.

Ngoài ba tính năng trên, Umini còn hỗ trợ duyệt việc hai bước: người giao phải phê duyệt trước khi đầu việc được tính hoàn thành, ngăn trường hợp tự ý đánh dấu xong để lấy điểm. Tất cả dữ liệu được lưu trên cơ sở dữ liệu quan hệ (Postgres), có sao lưu hàng ngày và có thể xuất ra bảng tính Excel bằng một cú nhấp.

Đối tượng người dùng Umini được chia thành bốn nhóm chính. Cá nhân — freelancer, sinh viên, người kinh doanh nhỏ — dùng Umini để ghi nhớ và theo dõi việc cần làm. Nhóm nhỏ 5–20 người — đội sáng tạo, đội nghiên cứu, đội dự án — dùng Umini để phân công và đánh giá chất lượng. Cửa hàng bán lẻ dùng Umini để phân ca, chấm công GPS tại vị trí cửa hàng và theo dõi KPI bán hàng. Đội kĩ thuật dùng Umini để quản lý ticket sự cố, theo dõi GPS khi đi hiện trường và thống kê thời gian xử lý.

Mỗi nhóm người dùng có một trang tài liệu riêng mô tả cách áp dụng Umini cho trường hợp của họ. Trang hiện tại mô tả tổng quan chung. Các trang còn lại nằm ở menu bên trái.

Cách truy cập Umini

Umini hoạt động hoàn toàn trên trình duyệt. Người dùng có ba cách truy cập:

Mở trình duyệt trên máy tính và vào địa chỉ work.umini.app.
Mở trình duyệt trên điện thoại và vào cùng địa chỉ trên. Giao diện tự động thu nhỏ vừa màn hình điện thoại.
Mở Telegram, tìm bot @Umini_app_bot, bấm "Bắt đầu". Bot mở giao diện Umini ngay trong cửa sổ chat.

Sau khi truy cập lần đầu, người dùng đăng kí bằng email và mật khẩu. Tài khoản đăng kí qua Telegram có thể liên kết với email để dùng được cả trên web. Tài khoản được lưu trên cùng một cơ sở dữ liệu, không phân biệt cách đăng kí.

Không có giới hạn số lượng nơi làm việc, số lượng dự án, số lượng đầu việc hay số lượng thành viên. Một tài khoản có thể tạo nhiều nơi làm việc, và có thể là thành viên của các nơi làm việc do người khác tạo.

Phương pháp luận

Umini được xây dựng dựa trên một quan sát thực tế: phần lớn phần mềm quản lý công việc hiện nay sinh ra để phục vụ doanh nghiệp lớn, giao diện phức tạp, nhiều quyền quản trị, đòi hỏi đào tạo trước khi dùng. Người dùng phổ thông — chủ cửa hàng nhỏ, trưởng nhóm bảo trì, freelancer — thường bỏ cuộc trước khi vào được màn hình đầu tiên.

Phương pháp luận của Umini là rút gọn đến mức tối đa những gì người dùng phải quyết định. Cụ thể:

Hệ thống tự tính sức tải mỗi người (8 giờ/ngày) và chặn không cho giao thêm khi đầy. Người dùng không cần cân đo.
Hệ thống tự sắp xếp đầu việc theo deadline và độ quan trọng. Người dùng mở app là thấy việc cần làm tiếp theo, không cần lọc.
Hệ thống tự nhắc qua Telegram. Người dùng không cần nhớ deadline — bot nhắc thay.
Ngôn ngữ hiển thị là tiếng Việt, không có thuật ngữ tiếng Anh nào ở giao diện người dùng cuối.

Nguyên tắc thiết kế giao diện là mobile-first: mỗi màn hình được thiết kế cho chiều rộng 360px trước, sau đó mở rộng cho máy tính. Nút bấm đủ lớn để dùng bằng một ngón tay. Văn bản đủ tương phản để đọc ngoài trời nắng. Không có menu ẩn — mọi thao tác đều ở trên màn hình chính.

Phương pháp phát triển là thu thập phản hồi thực tế từ người dùng đang vận hành. Phiên bản đầu tiên được dùng thử trong hai cửa hàng bán lẻ và một đội bảo trì điện nước. Mỗi tuần nhà phát triển xem xét các đầu việc thực tế được tạo trên hệ thống và điều chỉnh. Phiên bản công khai chỉ phát hành sau khi nhóm dùng thử không còn yêu cầu sửa đổi nào trong hai tuần liên tiếp.

Một khía cạnh khác của phương pháp luận là giữ dữ liệu ở định dạng có thể kiểm tra. Mọi đầu việc, mọi lần chấm công, mọi lần duyệt đều có dấu thời gian chính xác đến phút, ghi nhận ai đã tạo, ai đã sửa, ai đã duyệt. Người dùng có quyền xem lại toàn bộ lịch sử thay đổi của một đầu việc bất kì lúc nào. Điều này giúp giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh ("tôi đã làm xong từ hôm qua", "deadline là ngày nào", "ai duyệt vậy").

Cuối cùng, Umini áp dụng nguyên tắc "một thứ làm tốt hơn nhiều thứ làm dở". Thay vì cố gắng hỗ trợ mọi quy trình quản lý có thể tưởng tượng được, Umini tập trung vào một quy trình cốt lõi: giao việc → nhắc việc → hoàn thành → duyệt → đánh giá. Mọi tính năng được thiết kế để phục vụ đúng năm bước này. Các tính năng nằm ngoài năm bước (ví dụ: lập ngân sách, quản lý tài liệu nội bộ, hệ thống đánh giá KPI phức tạp) sẽ không được thêm vào, vì sẽ phân tán nguồn lực phát triển.

Cấu trúc năm tầng phân cấp

Cấu trúc năm tầng Nơi làm việc → Dự án → Nghiệp vụ → Đầu việc → Checklist không phải là cấu trúc ngẫu nhiên. Mỗi tầng có một vai trò rõ ràng và không trộn lẫn vào nhau:

Nơi làm việc: Đơn vị lớn nhất. Một người hoặc một đội có thể có nhiều nơi làm việc (công ty, dự án cá nhân). Mỗi nơi làm việc có danh sách thành viên, cấu hình chấm công, quy tắc duyệt và thống kê riêng. Không có dữ liệu nào chảy giữa hai nơi làm việc khác nhau.
Dự án: Một nhóm công việc cùng chủ đề trong một nơi làm việc. Ví dụ: "Khai trương chi nhánh 2" trong nơi làm việc "Cửa hàng Minh Phát". Dự án có thể có deadline riêng, có thể tạm dừng hoặc đóng khi xong.
Nghiệp vụ: Nhóm các đầu việc cùng loại trong một dự án. Ví dụ: "Sửa chữa nội thất", "Tuyển nhân sự", "Marketing khai trương". Nghiệp vụ giúp chia một dự án lớn thành các mảng nhỏ để dễ theo dõi.
Đầu việc: Đơn vị công việc nhỏ nhất có thể giao cho một người cụ thể. Có deadline, độ ưu tiên, người được giao, người duyệt, người đánh giá. Một đầu việc có thể có nhiều checklist bên trong.
Checklist: Danh sách các mục con trong một đầu việc. Không giao được, không duyệt riêng, không có deadline riêng. Chỉ dùng để chia một đầu việc phức tạp thành các bước nhỏ để theo dõi tiến độ.

Nhà sáng lập

Umini được sáng lập và phát triển bởi Trần Bảo Cường, kĩ sư phần mềm làm việc trong lĩnh vực xây dựng hệ thống web và tích hợp dữ liệu. Trước khi bắt đầu Umini, anh đã tham gia xây dựng nhiều hệ thống quản lý nội bộ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, và nhận thấy khoảng cách lớn giữa phần mềm có sẵn trên thị trường với nhu cầu thực tế của các đội nhóm nhỏ.

Ý tưởng về Umini xuất phát từ việc quan sát cách một cửa hàng bán lẻ gia đình vận hành: việc giao ca được ghi vào sổ tay, việc chấm công được nhắn qua nhóm Zalo, việc đánh giá nhân viên được nhớ trong đầu chủ cửa hàng. Khi cửa hàng mở thêm chi nhánh thứ hai, hệ thống "sổ tay + nhớ trong đầu" không còn đáp ứng được. Các phần mềm quản lý phổ biến lúc đó lại quá phức tạp để một chủ cửa hàng nhỏ tự cài và dùng.

Trần Bảo Cường xây dựng phiên bản đầu tiên của Umini vào năm 2025, dùng nội bộ cho chính cửa hàng đó. Sau sáu tháng vận hành thực tế với hơn 12 nhân viên và xử lý khoảng 4.000 đầu việc, phiên bản công khai được phát hành miễn phí cho cộng đồng vào đầu năm 2026.

Anh chọn phát hành miễn phí vì hai lý do. Thứ nhất, Umini là sản phẩm đầu tay của anh trong lĩnh vực phần mềm cho người dùng cuối, và anh muốn thu thập phản hồi thực tế từ càng nhiều người dùng càng tốt. Thứ hai, anh nhận thấy các phần mềm quản lý công việc hiện nay thường có mô hình thu phí theo số lượng thành viên, tạo rào cản cho đội nhóm nhỏ. Anh muốn thử nghiệm một mô hình ngược lại: miễn phí cho đến khi sản phẩm đủ tốt để ai cũng sẵn lòng trả.

Trong thời gian vận hành Umini, anh vẫn tiếp tục làm việc tự do với vai trò kĩ sư phần mềm, đồng thời duy trì việc phát triển Umini vào buổi tối và cuối tuần. Cập nhật tiến độ phát triển được đăng trên trang cá nhân tranbaocuong.dev.

Liên hệ

Mọi thắc mắc, góp ý hoặc yêu cầu hỗ trợ kĩ thuật xin gửi về:

Email: [email protected]
Telegram: @Umini_app_bot
Ứng dụng web: work.umini.app

Thời gian phản hồi thông thường trong vòng 24 giờ làm việc. Các vấn đề về bảo mật hoặc mất dữ liệu nên ghi rõ tiêu đề [URGENT] để được ưu tiên xử lý.

Người dùng có ý tưởng về tính năng mới có thể gửi qua email hoặc Telegram. Mỗi tháng nhà phát triển xem xét các ý tưởng được gửi về và quyết định đưa vào lộ trình phát triển. Trong năm 2026, các tính năng được đưa vào dựa trên đề xuất của người dùng bao gồm: chế độ xem lịch tháng, xuất bảng công theo mẫu riêng, và hỗ trợ tiếng Việt cho thông báo email.

Báo lỗi nên kèm theo mô tả chi tiết các bước để tái tạo lỗi, kèm ảnh chụp màn hình nếu có. Các báo lỗi được xử lý ưu tiên theo mức độ ảnh hưởng đến người dùng: lỗi ngăn người dùng tạo hoặc sửa đầu việc được xử lý trong ngày; lỗi về giao diện hoặc thẩm mĩ được xử lý trong tuần.

Hiệu xuất

Số liệu dưới đây được đo trên một đội 8 người dùng thử Umini liên tục trong 60 ngày, so sánh với 60 ngày trước khi dùng Umini (giai đoạn dùng sổ tay + nhóm chat). Số liệu do đội này tự ghi nhận và gửi lại.

Số giờ quản lý việc hành chính mỗi tuần

Số giờ dùng để nhắc việc, đốc việc, tổng hợp tiến độ (trung bình/tuần)
Trước Umini                  Sau Umini
  (sổ tay + chat)             (Umini + Telegram)
                                           
  Tuần 1-2: ████████████ 6.5h   ██ 1.0h
  Tuần 3-4: ████████████ 6.2h   ██ 1.1h
  Tuần 5-6: ███████████  5.8h   ██ 0.9h
  Tuần 7-8: ███████████  5.9h   █  0.8h

  Trung bình:  6.1 giờ/tuần      0.95 giờ/tuần
  Giảm:        −84%

Tỉ lệ đầu việc hoàn thành đúng hạn

Phần trăm đầu việc hoàn thành trước hoặc đúng deadline
Trước Umini       Sau Umini
                                           
  T1:   ████████░░░░░░░░ 52%   █████████████░ 87%
  T2:   ███████░░░░░░░░ 49%   █████████████░ 88%
  T3:   ████████░░░░░░░░ 54%   █████████████░ 91%
  T4:   ███████░░░░░░░░ 47%   ██████████████ 92%

  Trung bình:  50.5%             89.5%
  Tăng:        +39 điểm phần trăm

Số lần phải hỏi "việc này ai làm, đến đâu rồi"

Số lần chủ đội hỏi thành viên về tiến độ (mỗi ngày)
Trước Umini       Sau Umini
                                           
  Ngày thường:  12-18 lần         1-2 lần
  Ngày cao điểm: 25-30 lần        3-4 lần
                                           
  Trung bình:  ~16 lần/ngày       ~1.5 lần/ngày
  Giảm:        −91%

Thời gian tạo bảng chấm công cuối tháng

Thời gian tổng hợp bảng công để gửi kế toán
Trước Umini                   Sau Umini
                                           
  Tổng hợp từ sổ + ảnh:       Xuất từ Umini:
                                           
  Bước 1: Gom ảnh chấm công   Bước 1: Bấm "Xuất Excel"
         ██████████████ 25 phút         
  Bước 2: Đố chiếu ca          Bước 2: (không cần)
         ████████ 15 phút              
  Bước 3: Nhập vào bảng       
         ████████████ 20 phút         
                                           
  Tổng: 60 phút/tháng          Tổng: dưới 1 phút/tháng

Giảm thời gian hành chính

−84%

5.15 giờ/tuần

Hoàn thành đúng hạn

+39%

từ 50% lên 89%

Lần hỏi tiến độ

−91%

từ 16 lần xuống 1.5 lần/ngày

Thời gian chấm công

−98%

từ 60 phút xuống < 1 phút

Nguồn: Báo cáo nội bộ của một đội 8 người dùng thử trong 60 ngày, 2026.

Tiếp theo → Dùng cá nhân