Umini cho nhóm 5–20 người
Một không gian làm việc chung cho cả đội. Mỗi người có tài khoản riêng, được phân quyền rõ ràng. Quản lý giao việc, theo dõi tiến độ, chấm điểm và duyệt hoàn thành — tất cả trong một giao diện tiếng Việt.
Mô tả
Khi một người tạo nơi làm việc mới trên Umini, họ trở thành quản trị viên của nơi làm việc đó. Quản trị viên có quyền mời thành viên, phân quyền, tạo dự án và thiết lập cấu hình chấm công. Các thành viên được mời sẽ nhận một đường dẫn hoặc tin nhắn Telegram để tham gia, không cần đăng kí tài khoản mới nếu họ đã có sẵn.
Cấu trúc năm tầng phân cấp áp dụng giống như khi dùng cá nhân, nhưng các đầu việc được giao cho người cụ thể thay vì để chung:
Nơi làm việc: Cửa hàng Minh Phát
├── Dự án: Khai trương chi nhánh 2
│ ├── Nghiệp vụ: Sửa chữa nội thất
│ │ ├── Đầu việc: Sơn lại tường tầng 1
│ │ │ └── Checklist: mua sơn, lăn 2 lớp, vệ sinh
│ │ ├── Đầu việc: Lắp đèn hành lang
│ │ └── ...
│ └── Nghiệp vụ: Tuyển nhân sự
│ └── ...
└── Dự án: Vận hành hàng ngày
└── ...
Umini cung cấp sáu quyền khác nhau cho thành viên, từ chỉ xem đến quản trị viên cao nhất:
- Chỉ xem — thấy danh sách việc, không thể tạo hoặc sửa.
- Thành viên — tạo đầu việc, sửa đầu việc của mình, đánh dấu hoàn thành (chờ duyệt).
- Trưởng nhóm — quản lý đầu việc của cả nhóm, duyệt hoàn thành.
- Quản lý — tạo dự án, phân công, chấm điểm 5 sao, xem thống kê.
- Quản lý cao cấp — quyền của quản lý + sửa cấu hình nơi làm việc.
- Quản trị viên — toàn quyền, bao gồm xoá nơi làm việc.
Tính năng chấm điểm 5 sao hoạt động theo cơ chế hai chiều: người được giao việc chấm cho người giao (đánh giá độ rõ ràng của yêu cầu), người giao chấm cho người làm (đánh giá chất lượng). Điểm trung bình của mỗi thành viên trong tháng hiển thị trong bảng xếp hạng nội bộ. Người dùng có thể tắt tính năng này nếu cảm thấy không phù hợp.
Tính năng duyệt việc hai bước yêu cầu một người có quyền trưởng nhóm trở lên phải bấm "Duyệt" sau khi thành viên đánh dấu hoàn thành. Đầu việc chỉ được tính là hoàn thành chính thức sau khi được duyệt. Quy trình này ngăn trường hợp thành viên tự ý đánh dấu xong để lấy điểm hoặc để giải phóng slot trong ngày.
Mỗi nơi làm việc có một nhóm Telegram tuỳ chọn. Khi kết nối, mọi thông báo (đầu việc mới, sắp đến hạn, quá hạn, được duyệt, bị trả lại) sẽ tự động gửi vào nhóm đó. Quản trị viên có thể chọn chỉ gửi một số loại thông báo nhất định để tránh gây nhiễu.
Khi một thành viên được mời vào nơi làm việc, họ có thể thuộc nhiều dự án cùng lúc với quyền khác nhau trong mỗi dự án. Ví dụ, một người có thể là quản lý trong dự án A nhưng chỉ là thành viên trong dự án B. Quyền trong từng dự án được thiết lập độc lập với quyền chung của nơi làm việc.
Ngoài giao việc, Umini còn cung cấp bảng tiến độ hiển thị tất cả đầu việc của một dự án dưới dạng bảng Kanban đơn giản với ba cột: chưa làm, đang làm, đã xong. Quản lý có thể kéo thả đầu việc giữa các cột. Tuy nhiên, việc chuyển sang cột đã xong vẫn cần được duyệt — kéo thả chỉ thay đổi trạng thái hiển thị, không tự động đánh dấu hoàn thành.
Phương pháp luận
Phương pháp luận của Umini cho đội nhóm dựa trên quan sát: phần lớn đội 5–20 người không cần hệ thống quản lý dự án phức tạp kiểu doanh nghiệp lớn (Jira, Asana có hơn 200 tính năng). Họ cần một công cụ giúp trả lời bốn câu hỏi mỗi ngày:
- Ai đang làm gì?
- Việc đó đến đâu rồi, có kịp không?
- Ai đang rảnh, ai đang quá tải?
- Tuần này đã xong bao nhiêu, trễ bao nhiêu?
Umini thiết kế bốu màn hình chính trả lời đúng bốn câu hỏi đó. Mỗi đầu việc được hiển thị ở màn hình phù hợp với câu hỏi đang được đặt ra. Ví dụ: khi mở ứng dụng, mặc định người dùng thấy việc của tôi hôm nay (câu 1). Khi bấm vào bảng điều khiển của quản lý, người dùng thấy tất cả đầu việc trong tuần (câu 2). Khi mở trang thành viên, thấy sức tải mỗi người (câu 3). Khi mở trang thống kê, thấy đếm hoàn thành và trễ theo tuần/tháng (câu 4).
Một nguyên tắc quan trọng khác là không tự ý quyết định thay người quản lý. Umini không tự động điều chỉnh deadline, không tự động thay đổi người được giao, không tự động đánh dấu việc quan trọng. Hệ thống chỉ gợi ý, ví dụ: "Tuấn đang có 9 giờ việc trong ngày mai, nên phân thêm cho Hà đang có 5 giờ". Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về quản lý.
Phương pháp chấm điểm 5 sao được thiết kế để thay thế các buổi họp đánh giá hàng tháng thường tốn nhiều thời gian và cảm tính. Điểm được ghi nhận tức thì sau mỗi đầu việc, khi trải nghiệm còn mới, nên phản ánh chính xác hơn. Tuy nhiên, Umini không công khai điểm cho cả nơi làm việc — chỉ quản lý thấy, và người được đánh giá chỉ thấy điểm trung bình của mình. Tránh tạo áp lực thi đua không lành mạnh.
Cuối cùng, Umini giữ quy trình duyệt việc ở mức tối thiểu: hai bước (làm xong → duyệt), không thêm bước "xác nhận lại" hay "đánh giá trước khi đóng". Mỗi bước thêm vào quy trình là thêm một nơi việc có thể bị kẹt. Hai bước là đủ để ngăn gian lận, mà không làm chậm dòng chảy công việc.
Một khía cạnh khác của phương pháp luận là phân quyền phù hợp với thực tế đội nhỏ. Trong đội 5–20 người, thường chỉ có một hoặc hai người có quyền ra quyết định quan trọng (chủ doanh nghiệp, trưởng phòng). Những người còn lại cần đủ quyền để làm việc mà không phải xin phép quá nhiều, nhưng không nên có quyền thay đổi cấu trúc nơi làm việc. Umini phản ánh đúng hiện thực đó qua sáu cấp quyền.
Tính đối xứng giữa giao và nhận là nguyên tắc tiếp theo. Trong Umini, người giao việc cũng được chấm điểm bởi người nhận. Nếu một người hay giao việc mơ hồ, không có deadline rõ ràng, hoặc thay đổi yêu cầu liên tục, họ sẽ nhận điểm thấp từ người nhận. Cơ chế này tạo áp lực tích cực lên người giao để giao việc tốt hơn, không chỉ áp lực lên người làm.
Cuối cùng, Umini cho đội nhóm ưu tiên tính minh bạch: ai cũng có thể thấy ai đang làm gì, ai đang trễ, ai đang rảnh. Không có thông tin nào ẩn giữa quản lý và thành viên. Điều này giúp giảm nghi ngờ và tăng sự tin tưởng trong đội. Trong các khảo sát nội bộ, đội có minh bạch cao có tỉ lệ nghỉ việc thấp hơn đội có minh bạch thấp.
Nhà sáng lập
Umini được sáng lập bởi Trần Bảo Cường. Anh tốt nghiệp ngành Công nghệ thông tin tại một đại học ở Hà Nội và bắt đầu làm lập trình viên web từ năm 2018. Trong giai đoạn 2020–2024, anh tham gia xây dựng hệ thống quản lý cho khoảng chục doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ yếu trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ.
Trong quá trình đó, anh nhận thấy hai điều. Thứ nhất, các phần mềm quản lý công việc phổ biến trên thị trường (Trello, Asana, Jira, ClickUp) có đầy đủ tính năng, nhưng giao diện phức tạp đến mức chủ cửa hàng nhỏ và quản lý cấp trung thường không sử dụng hết. Họ chỉ cần 10–15% tính năng, nhưng phải trả tiền cho 100%. Thứ hai, các công cụ này có hỗ trợ tiếng Việt ở mức tối thiểu — giao diện tiếng Anh, thông báo bằng tiếng Anh, hỗ trợ khách hàng bằng tiếng Anh. Người dùng Việt phải tự dịch trong đầu.
Umini ra đời để giải quyết cả hai vấn đề: giao diện đơn giản, đủ dùng cho đội nhỏ, và hoàn toàn tiếng Việt. Trang cá nhân của anh ở tranbaocuong.dev.
Liên hệ
Đội ngũ vận hành đội nhóm có thể liên hệ qua:
- Email hỗ trợ: [email protected]
- Telegram hỗ trợ: @Umini_app_bot
- Ứng dụng: work.umini.app
Quản trị viên nơi làm việc có thể yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu (đầu việc, thành viên, lịch sử chấm công) ra file Excel qua email. Thời gian xử lý trong vòng 48 giờ làm việc.
Đối với đội muốn dùng Umini với số lượng thành viên lớn hơn 20, vui lòng liên hệ trước qua email để được tư vấn về giới hạn kĩ thuật hiện tại. Umini được thiết kế tối ưu cho đội 5–20 người; đội lớn hơn vẫn dùng được nhưng có thể cần điều chỉnh cách tổ chức dự án.
Các câu hỏi về cách thiết lập quyền cho từng thành viên, cách kết nối nhóm Telegram, cách nhập dữ liệu từ Excel có sẵn — vui lòng gửi qua email kèm mô tả ngắn về đội của bạn (quy mô, ngành, quy trình hiện tại). Nhà phát triển sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ làm việc.
Hiệu xuất
Số liệu được đo trên 6 đội nhóm dùng Umini trong 90 ngày, so với 90 ngày trước khi dùng (giai đoạn dùng nhóm chat và bảng tính Excel). Mỗi đội có từ 6 đến 14 thành viên, tổng cộng 58 người tham gia.
Số cuộc họp "tiến độ tuần" mỗi tháng
Số buổi họp chỉ để cập nhật tiến độ (trung bình/đội/tháng)
Trước Umini Sau Umini
(họp trực tiếp) (xem trên Umini)
6 đội × 4 buổi/tháng: 6 đội × 1 buổi/tháng:
████████████████ 4 buổi ████ 1 buổi
Mỗi buổi ~45 phút Mỗi buổi ~20 phút (chỉ phần cần thảo luận)
Tổng: 180 phút/tháng/đội Tổng: 20 phút/tháng/đội
Giảm: −89%
Tỉ lệ đầu việc hoàn thành đúng hạn (theo đội)
Phần trăm đầu việc hoàn thành đúng deadline trên tổng số
Trước Umini Sau Umini
T1: ██████░░░░░░░░░ 38% ████████████░░ 78%
T2: ██████░░░░░░░░░ 41% ████████████░░ 81%
T3: █████░░░░░░░░░░ 35% █████████████░ 84%
T4: ██████░░░░░░░░░ 42% ████████████░░ 79%
Trung bình: 39.0% 80.5%
Tăng: +41 điểm %
Số lần quản lý phải hỏi "việc này ai làm"
Số lần chủ đội hỏi từng người để biết tiến độ (mỗi ngày)
Trước Umini Sau Umini
Thứ Hai (đầu tuần): 18 lần 2 lần
Thứ Tư: 12 lần 1 lần
Thứ Sáu (cuối tuần):22 lần 3 lần
Trung bình: ~17 lần/ngày ~2 lần/ngày
Giảm: −88%
Số đầu việc phải giao lại vì "làm không đúng ý"
Số đầu việc phải trả lại để làm lại (trung bình/đội/tháng)
Trước Umini Sau Umini
Tháng 1: ████████░ 14 việc ██ 3 việc
Tháng 2: ████████░ 13 việc ██ 3 việc
Tháng 3: ███████░░ 12 việc █ 2 việc
Trung bình: 13 việc/tháng 2.7 việc/tháng
Giảm: −79%
Nguồn: Khảo sát 6 đội (tổng 58 người) trong 90 ngày, 2026.