Umini cho bán lẻ
Dùng cho cửa hàng, quán ăn, quán cà phê có từ 3 đến 30 nhân viên, làm việc theo ca. Chấm công bằng GPS tại vị trí cửa hàng, phân ca tự động, theo dõi KPI bán hàng, xếp hạng thi đua.
Mô tả
Cửa hàng bán lẻ — dù là một cửa hàng tạp hoá nhỏ hay một chuỗi vài chục điểm bán — đều có một bài toán chung: quản lý ca làm việc của nhân viên. Bài toán này phức tạp hơn nó trông vì có nhiều yếu tố cần theo dõi đồng thời:
- Ai vào ca lúc nào, có đúng giờ không.
- Ai đang ở vị trí cửa hàng thực sự, không phải ở nơi khác.
- Ca sáng / trưa / chiều / đêm thay đổi theo tuần.
- Tổng số giờ làm của mỗi người trong tháng để tính lương.
- Số giờ làm thêm để tính hệ số.
- Đánh giá chất lượng phục vụ của từng nhân viên.
Umini giải quyết sáu yếu tố trên trong một giao diện duy nhất. Quản lý cửa hàng tạo một nơi làm việc trên Umini, đặt tên theo tên cửa hàng. Mỗi nhân viên được mời tham gia với quyền thành viên. Quản lý giữ quyền quản lý hoặc quản trị viên.
Chấm công GPS được thiết kế riêng cho ngành bán lẻ:
- Quản lý khai báo vị trí cửa hàng bằng địa chỉ hoặc toạ độ GPS trên bản đồ.
- Khi nhân viên mở ứng dụng để vào ca, Umini ghi nhận toạ độ hiện tại và khoảng cách tới cửa hàng.
- Nếu khoảng cách nhỏ hơn 100 mét (mặc định, có thể chỉnh), vào ca được tính hợp lệ.
- Nếu lớn hơn, nhân viên phải nhập lý do và quản lý phải duyệt thủ công.
- Tương tự cho ra ca.
- Mỗi lần chấm công ghi lại: thời gian, toạ độ, khoảng cách, hình thức (hợp lệ / cần duyệt).
Phân ca tự động hoạt động như sau. Quản lý tạo các mẫu ca (ví dụ: "Ca sáng 7h–12h", "Ca chiều 12h–17h", "Ca tối 17h–22h"). Mỗi tuần, quản lý lập lịch bằng cách gán mẫu ca cho từng nhân viên từng ngày trong tuần. Nhân viên nhận thông báo qua Telegram về ca của mình. Nếu cần đổi ca, nhân viên gửi yêu cầu đổi, quản lý duyệt trên Umini.
Theo dõi KPI được thực hiện bằng cách tạo các đầu việc KPI theo ngày hoặc theo tuần (ví dụ: "Bán được 50 đơn trong ngày"). Khi nhân viên đánh dấu hoàn thành đầu việc KPI kèm bằng chứng (ảnh chụp sổ bán hàng, ảnh đơn hàng trên hệ thống POS), quản lý duyệt. Cuối tháng, Umini tổng hợp số KPI hoàn thành của mỗi nhân viên để tính thưởng.
Xếp hạng thi đua dựa trên tổng điểm 5 sao nhận được trong tháng, kết hợp với tỉ lệ hoàn thành KPI và tỉ lệ chấm công đúng giờ. Bảng xếp hạng chỉ quản lý thấy; nhân viên chỉ thấy vị trí của mình trong nhóm, không thấy điểm số tuyệt đối. Điều này tránh tạo áp lực cạnh tranh quá mức giữa các nhân viên.
Ngoài sáu yếu tố trên, Umini còn hỗ trợ báo cáo doanh thu theo ca. Mỗi ca làm việc được gắn một đầu việc đặc biệt gọi là "đầu việc ca". Khi nhân viên kết thúc ca, họ cập nhật doanh thu trong ca (có thể lấy từ máy POS hoặc ghi tay). Doanh thu các ca trong ngày được Umini tổng hợp tự động, giúp chủ cửa hàng biết ca nào bán tốt, ca nào bán yếu để điều chỉnh nhân sự.
Đối với cửa hàng có nhiều chi nhánh, Umini hỗ trợ tạo nhiều nơi làm việc riêng biệt — mỗi chi nhánh là một nơi làm việc. Hoặc, nếu chủ cửa hàng muốn quản lý tất cả trong một giao diện, có thể tạo một nơi làm việc và bên trong tạo nhiều dự án, mỗi dự án ứng với một chi nhánh. Cách nào phù hợp tuỳ thuộc vào việc chủ cửa hàng muốn tách biệt dữ liệu hay muốn xem tổng quan.
Phương pháp luận
Phương pháp luận của Umini cho bán lẻ là mô phỏng quy trình quản lý cửa hàng thực tế, không phải áp đặt quy trình doanh nghiệp. Khi khảo sát 12 cửa hàng bán lẻ nhỏ vào giữa năm 2025, nhà phát triển nhận thấy mỗi cửa hàng có một cách quản lý hơi khác nhau: cửa hàng tạp hoá dùng sổ tay, quán cà phê dùng nhóm chat, cửa hàng điện thoại dùng bảng Excel. Không có quy trình chuẩn nào được áp dụng xuyên suốt.
Do đó, Umini cung cấp các thành phần rời rạc để chủ cửa hàng tự lắp ghép:
- Chấm công — bật hoặc tắt. Có thể dùng GPS, có thể dùng thủ công (nhân viên bấm vào/ra ca).
- Phân ca — bật hoặc tắt. Có thể lập lịch tuần trước, có thể cho nhân viên tự đăng kí ca.
- KPI — bật hoặc tắt. Có thể đo bằng đầu việc, có thể đo bằng chỉ số tuỳ chỉnh.
- Chấm điểm 5 sao — bật hoặc tắt.
- Duyệt việc hai bước — bật hoặc tắt.
Mỗi cửa hàng bật đúng những thành phần phù hợp với mình. Quán cà phê nhỏ chỉ cần chấm công GPS + phân ca. Cửa hàng điện thoại cần thêm KPI doanh số. Siêu thị mini cần thêm chấm điểm 5 sao cho nhân viên tư vấn.
Phương pháp thiết kế chấm công GPS đặc biệt được chú trọng. Hệ thống không dùng nhận diện khuôn mặt hay vân tay vì hai lý do. Thứ nhất, các thiết bị cần thiết (camera, máy chấm công) là chi phí lớn với cửa hàng nhỏ. Thứ hai, GPS đã đủ chính xác cho mục đích chấm công trong bán kính 100 mét. Sai số do GPS có thể được bù bằng cơ chế duyệt thủ công khi có ngoại lệ.
Với KPI, Umini không định nghĩa sẵn KPI nào. Mỗi cửa hàng tự tạo KPI phù hợp với mình, gắn vào đầu việc hoặc nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ, quán cà phê có thể tạo KPI "Bán được 100 ly trong ca sáng". Cửa hàng quần áo có thể tạo KPI "Tư vấn thành công 15 khách trong ca chiều". Tính linh hoạt này quan trọng hơn việc có sẵn một bộ KPI mẫu.
Cuối cùng, tổng hợp bảng công cuối tháng được thiết kế để hoàn thành trong một cú nhấp. Quản lý bấm "Xuất bảng công tháng X", nhận về file Excel có sẵn cột họ tên, số giờ làm thực tế, số giờ làm thêm, số lần đi trễ, số KPI hoàn thành — đủ để gửi cho kế toán.
Một khía cạnh khác của phương pháp luận là tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên. Umini không theo dõi vị trí của nhân viên liên tục, chỉ ghi nhận toạ độ tại hai thời điểm: lúc vào ca và lúc ra ca. Giữa hai thời điểm đó, hệ thống không biết nhân viên đang ở đâu. Nếu nhân viên ra khỏi cửa hàng trong ca (ví dụ đi giao hàng), Umini không ghi nhận. Đây là chủ ý: quản lý không cần biết nhân viên đi đâu trong giờ làm, chỉ cần biết họ có mặt ở cửa hàng khi bắt đầu và kết thúc ca.
Phương pháp xếp hạng thi đua cũng được thiết kế thận trọng. Umini không công bố điểm số chi tiết của từng nhân viên cho toàn cửa hàng. Thay vào đó, mỗi nhân viên chỉ thấy vị trí tương đối của mình (ví dụ: "Bạn đang xếp thứ 2/6 trong tuần này"), không thấy điểm số tuyệt đối của người khác. Cách làm này tạo động lực cải thiện mà không tạo áp lực cạnh tranh không lành mạnh.
Về tỉ giá thưởng KPI, Umini không đưa ra công thức cố định. Mỗi cửa hàng có cơ chế thưởng riêng (thưởng theo doanh thu, thưởng theo số đơn, thưởng theo đánh giá khách hàng). Umini cung cấp dữ liệu thô (số KPI hoàn thành, điểm trung bình, số giờ làm thêm), chủ cửa hàng tự tính thưởng dựa trên dữ liệu đó.
Nhà sáng lập
Umini được sáng lập bởi Trần Bảo Cường. Trước khi bắt đầu Umini, anh đã trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống quản lý cho chuỗi cửa hàng bán lẻ trong ngành hàng tiêu dùng nhanh, và quan sát cận cảnh cách một cửa hàng tạp hoá gia đình vận hành. Hai trải nghiệm này cho anh hiểu rõ cả hai phía: phía doanh nghiệp vừa có hệ thống và phía cửa hàng nhỏ tự quản.
Anh nhận thấy: các hệ thống chuyên cho bán lẻ (POS kết hợp chấm công) có giá từ vài triệu đến vài chục triệu đồng mỗi năm, có yêu cầu phần cứng riêng, cần đào tạo vận hành. Cửa hàng nhỏ không có khả năng chi trả và không cần đến 80% tính năng của các hệ thống đó. Umini được thiết kế để lấp đầy khoảng trống ở giữa: đủ tính năng để chấm công và theo dõi, đơn giản để dùng trên điện thoại, và miễn phí.
Trong quá trình phát triển Umini, anh cũng trực tiếp vận hành một cửa hàng tạp hoá nhỏ tại Hà Nội để kiểm thử tính năng trong điều kiện thực tế. Mỗi phiên bản Umini được dùng thử tại cửa hàng này trong ít nhất hai tuần trước khi phát hành cho cộng đồng. Nhờ vậy, các vấn đề phát sinh trong thực tế (GPS sai do máy điện thoại cũ, nhân viên quên chấm công vì mất kết nối, ca đổi liên tục vào cuối tuần) được phát hiện sớm.
Trang cá nhân: tranbaocuong.dev.
Liên hệ
Chủ cửa hàng hoặc quản lý cần tư vấn có thể liên hệ:
- Email: [email protected]
- Telegram: @Umini_app_bot
- Ứng dụng: work.umini.app
Các câu hỏi thường gặp cho cửa hàng như "cách đăng kí nhiều chi nhánh trong một tài khoản", "cách xuất bảng công theo mẫu riêng", "cách kết nối với máy POS hiện có" — có thể gửi qua email, phản hồi trong vòng 24 giờ làm việc.
Đối với cửa hàng đang dùng phần mềm chấm công khác và muốn chuyển sang Umini, có thể yêu cầu hỗ trợ nhập dữ liệu cũ qua email. Việc nhập dữ liệu thường mất 1–3 ngày làm việc tuỳ khối lượng. Nếu dữ liệu cũ ở định dạng Excel, việc nhập có thể hoàn thành trong vòng 24 giờ.
Đối với cửa hàng muốn tích hợp Umini với hệ thống POS hiện có (để đồng bộ doanh thu theo ca), vui lòng liên hệ trước qua email để được tư vấn về khả năng kĩ thuật. Hiện tại Umini hỗ trợ nhập doanh thu thủ công từ POS; tích hợp tự động qua API đang được phát triển.
Hiệu xuất
Số liệu đo trên 8 cửa hàng bán lẻ dùng Umini liên tục trong 90 ngày, so với 90 ngày trước khi dùng (chấm công thủ công bằng sổ + nhóm chat nội bộ). Tổng cộng 84 nhân viên tham gia.
Số lần nhân viên đi trễ / về sớm mỗi tuần
Số lần đi trễ hoặc về sớm hơn 5 phút (trung bình/cửa hàng/tuần)
Trước Umini Sau Umini
(không kiểm soát) (có GPS check)
Tuần 1-2: ████████████ 23 lần ██ 5 lần
Tuần 3-4: ███████████ 21 lần ██ 5 lần
Tuần 5-6: ████████████ 24 lần █ 4 lần
Tuần 7-8: ███████████ 20 lần █ 4 lần
Trung bình: 22 lần/tuần 4.5 lần/tuần
Giảm: −80%
Thời gian tổng hợp bảng chấm công cuối tháng
Thời gian tổng hợp bảng công để gửi kế toán
Trước Umini Sau Umini
Thu sổ chấm công giấy: Bấm "Xuất Excel":
██████ 15 phút █ 1 phút
Đố chiếu ảnh chụp giờ vào/ra:
██████████ 25 phút — 0 phút
Nhập tay vào Excel:
████████████████ 35 phút — 0 phút
Kiểm tra lại, sửa sai:
██████ 12 phút — 0 phút
Tổng: 87 phút/tháng/cửa hàng Tổng: 1 phút/tháng
Giảm: −99%
Số giờ làm thêm bị "quên" hoặc ghi thiếu
Số giờ OT (làm thêm) được tính đủ so với thực tế (%)
Trước Umini Sau Umini
T1: ███████░░░░░░░ 65% ████████████░ 95%
T2: ████████░░░░░░ 70% █████████████ 98%
T3: ███████░░░░░░░ 67% ████████████░ 96%
Trung bình: 67.3% 96.3%
Tăng: +29 điểm %
Số lần tranh cãi giữa nhân viên và quản lý về giờ giấc
Số lần nhân viên khiếu nại về giờ chấm công (mỗi tháng/cửa hàng)
Trước Umini Sau Umini
████████░░ 8 lần █ 1 lần
Nguyên nhân chính: Nguyên nhân còn lại:
- Không nhớ giờ vào - Sự cố GPS hiếm gặp
- Sổ ghi thiếu - Đổi ca đột xuất
- Quên chấm công
Giảm: −88%
Nguồn: Khảo sát 8 cửa hàng (tổng 84 nhân viên), 2026.