Umini cho cá nhân
Một người có thể quản nhiều việc cùng lúc mà không lo bỏ sót. Umini ghi nhớ thay bạn, nhắc trước khi quá hạn, và xếp việc theo thứ tự cần làm.
Mô tả
Khi dùng một mình, Umini trở thành một sổ tay công việc cá nhân. Mỗi người dùng tạo một nơi làm việc riêng, đặt tên theo mục đích (ví dụ: "Công việc freelance", "Học tập", "Dự án nhà"). Trong nơi làm việc đó, người dùng tạo các dự án để nhóm các công việc cùng chủ đề, rồi chia nhỏ thành nghiệp vụ, đầu việc và checklist.
Một người dùng cá nhân điển hình — ví dụ một người làm freelance thiết kế đồ hoạ — có thể tạo:
Freelance của Tuấn
├── KHÁCH A — Logo & bộ nhận diện
│ ├── Brief & tham khảo
│ │ ├── Tập hợp 5 logo tham khảo
│ │ └── Viết brief 1 trang
│ └── Phác thảo
│ ├── Chọn 3 phương án
│ └── Gửi khách lấy ý kiến
├── KHÁCH B — Thiết kế banner T8
│ └── ...
└── Học thiết kế
├── Đọc sách Typography
└── Luyện Figma (5 bài)
Mỗi đầu việc có thể gán ngày hết hạn, độ ưu tiên (thấp / trung bình / cao), ghi chú và tệp đính kèm (ảnh, file PDF, liên kết). Khi đầu việc được mở, một bộ đếm giờ chạy ngầm giúp người dùng biết mình đã dành bao nhiêu thời gian cho việc đó. Đến gần ngày hết hạn, Umini gửi nhắc qua Telegram (nếu người dùng đã kết nối bot) hoặc hiện thông báo ngay trong ứng dụng web.
Ngoài danh sách việc, Umini cung cấp một lịch tuần hiển thị các đầu việc sắp đến hạn theo ngày, và một bảng tổng quan liệt kê các đầu việc đã hoàn thành, đang làm dở, và quá hạn trong tuần. Người dùng không cần mở từng dự án để biết hôm nay cần làm gì — bảng tổng quan đã hiển thị đủ.
Đối với người dùng cá nhân, tính năng chấm công GPS không bắt buộc, nhưng vẫn có thể bật được — hữu ích nếu người dùng muốn ghi lại mình đã làm việc ở đâu trong ngày (ví dụ: tại quán cà phê, tại nhà, tại văn phòng khách hàng). Tính năng chấm điểm 5 sao vẫn hoạt động khi dùng một mình — người dùng có thể tự đánh giá chất lượng công việc của mình sau khi hoàn thành, giúp hình thành thói quen tự kiểm.
Khi người dùng chỉ có một mình trong nơi làm việc, họ giữ vai trò quản trị viên. Có thể thêm thành viên khác (bạn cùng dự án, người thân trong gia đình) bất kì lúc nào. Một nơi làm việc có thể chuyển từ "cá nhân" sang "nhóm nhỏ" chỉ bằng cách mời thêm người — không cần tạo nơi làm việc mới.
Đối với người dùng là sinh viên, Umini đặc biệt phù hợp với các kì học dài (học kì, năm học). Mỗi môn học trở thành một dự án. Mỗi hạng mục trong môn (bài tập, đồ án, thi cuối kì) trở thành một nghiệp vụ. Mỗi bài tập cụ thể trở thành một đầu việc có deadline. Khi kì học kết thúc, dự án được đánh dấu hoàn thành và lưu lại để tham khảo các năm sau.
Đối với người dùng là freelancer, Umini giúp tách biệt rõ ràng giữa các khách hàng. Mỗi khách là một dự án (hoặc một tập dự án). Người dùng có thể xem báo cáo thời gian đã dành cho từng khách trong tháng để tính toán chi phí giờ công và ra quyết định có nên tăng giá với khách đó không. Bộ đếm giờ chạy ngầm khi mở đầu việc cung cấp dữ liệu chính xác.
Đối với người dùng là chủ kinh doanh nhỏ (một cửa hàng, một quán), Umini giúp quản lý danh sách việc cần làm mà không có nhân viên (đặt hàng, kiểm kê, thanh toán hoá đơn, gọi thợ). Khi cửa hàng phát triển đủ để thuê nhân viên, nơi làm việc có sẵn được mở rộng thêm thành viên, không cần chuyển sang phần mềm khác.
Phương pháp luận
Phương pháp luận của Umini cho người dùng cá nhân dựa trên nguyên tắc "nghĩ ít, làm nhiều". Phần lớn các ứng dụng ghi chú và quản lý công việc hiện nay yêu cầu người dùng phải tự phân loại, tự gắn nhãn, tự đặt mức độ ưu tiên, rồi tự sắp xếp thứ tự. Quá trình "hệ thống hoá" này thường tốn nhiều thời gian hơn chính công việc cần làm. Umini chọn cách ngược lại: mặc định đã có cấu trúc năm tầng cố định, người dùng chỉ cần thả đầu việc vào đúng chỗ.
Cụ thể hơn, Umini áp dụng ba nguyên tắc:
- Một đầu vào, nhiều cách xem. Người dùng chỉ cần tạo đầu việc một lần. Hệ thống tự tính toán để hiển thị nó trong danh sách hôm nay, trong lịch tuần, trong bảng quá hạn, hoặc trong thống kê tháng — tuỳ ngữ cảnh người dùng đang mở.
- Nhắc đúng thời điểm, không phải đúng lúc tạo. Khi tạo đầu việc có deadline 7 ngày sau, hệ thống không nhắc ngay lập tức. Hệ thống nhắc vào lúc 24 giờ trước deadline, hoặc khi có đầu việc quan trọng hơn cần chú ý.
- Dữ liệu là của người dùng. Mọi đầu việc, mọi tệp đính kèm đều có thể xuất ra file CSV hoặc Excel bằng một nút bấm. Người dùng có thể rời Umini bất kì lúc nào mà không bị mất dữ liệu.
Đối với việc nhắc nhở, Umini ưu tiên Telegram thay vì thông báo đẩy của trình duyệt, vì hai lý do. Thứ nhất, hầu hết người dùng Việt Nam đã mở Telegram hàng ngày, nên xác suất thấy tin nhắn nhắc cao hơn. Thứ hai, thông báo đẩy của trình duyệt trên điện thoại Android thường bị hệ thống chặn khi người dùng không mở ứng dụng trong vài ngày, trong khi Telegram thì không.
Khi người dùng tạo đầu việc mới, Umini không yêu cầu điền đầy đủ mọi trường. Chỉ cần tên đầu việc là đủ để tạo. Deadline, độ ưu tiên, nghiệp vụ, dự án — đều có thể bổ sung sau. Đây là chủ ý: rào cản thấp nhất có thể để người dùng không bỏ cuộc ngay khi vừa nghĩ ra việc cần làm.
Một khía cạnh khác của phương pháp luận là thừa nhận người dùng hay quên. Umini không phạt người dùng khi quên mở app. Thay vào đó, hệ thống chủ động gửi nhắc nhở đúng thời điểm. Đầu việc quá hạn không bị xoá, không bị ẩn đi — chúng vẫn hiện lên trong bảng tổng quan với dấu hiệu rõ ràng để người dùng biết mình đã bỏ sót. Từ đó người dùng tự điều chỉnh hành vi mà không bị hệ thống gây áp lực.
Về mặt giao diện, Umini sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, không hoa mĩ. Nút "Xong" thay vì "Hoàn thành công việc". Nút "Trễ" thay vì "Quá hạn deadline". Câu thông báo "Đầu việc ABC sắp đến hạn" thay vì "Cảnh báo: bạn có một tác vụ sắp vượt quá thời hạn". Ngôn ngữ càng gần với cách người Việt nói hàng ngày, càng ít rào cản tâm lý khi dùng.
Cuối cùng, Umini cho người dùng cá nhân áp dụng triết lý "tốt hơn là hoàn thảo". Một đầu việc tạo nhanh với chỉ tên và deadline đã có giá trị, dù thiếu nhiều trường khác. Người dùng có thể bổ sung các trường chi tiết sau, hoặc không bổ sung nếu thấy không cần. Hệ thống không bao giờ đánh dấu đầu việc là "chưa đầy đủ" hay "cần hoàn thiện thêm" — chỉ là dữ liệu mà người dùng tự quyết định mức độ chi tiết.
Nhà sáng lập
Umini được sáng lập bởi Trần Bảo Cường, kĩ sư phần mềm với hơn tám năm kinh nghiệm xây dựng hệ thống web và tích hợp dữ liệu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Anh từng tham gia phát triển các hệ thống quản lý nội bộ cho chuỗi cửa hàng bán lẻ, đội bảo trì kĩ thuật và đội phát triển phần mềm.
Trước khi bắt đầu Umini, Trần Bảo Cường thường xuyên nhận được yêu cầu từ bạn bè và người quen: "Có phần mềm nào quản lý công việc cá nhân dễ dùng, tiếng Việt, mở được trên điện thoại, và không cần học trước khi dùng không?". Câu trả lời thường là "không có sẵn, nhưng có thể tự làm". Từ đó, anh bắt đầu xây dựng Umini vào cuối năm 2025 với mục tiêu trở thành câu trả lời "có" cho câu hỏi đó.
Trong quá trình phát triển, anh nhận ra một điều quan trọng: người dùng cá nhân thường khó tính hơn người dùng doanh nghiệp. Người dùng doanh nghiệp dùng phần mềm vì công ty yêu cầu, nên chấp nhận học cách dùng. Người dùng cá nhân dùng vì thấy có ích, nhưng sẵn sàng bỏ ngay khi thấy phiền. Vì vậy, phiên bản cá nhân của Umini được thiết kế cẩn thận hơn cả phiên bản doanh nghiệp — mọi thao tác thừa đều bị cắt bỏ.
Anh cũng duy trì trang cá nhân tranbaocuong.dev nơi chia sẻ ghi chú kĩ thuật và cập nhật tiến độ phát triển Umini.
Liên hệ
Người dùng cá nhân có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ xin gửi về:
- Email: [email protected]
- Telegram: @Umini_app_bot
- Ứng dụng: work.umini.app
Người dùng đăng ký tài khoản cá nhân không cần cung cấp số điện thoại. Chỉ cần email và mật khẩu. Tài khoản có thể bị xoá vĩnh viễn kèm toàn bộ dữ liệu liên quan bằng một yêu cầu qua email trên.
Đối với người dùng là sinh viên, có thể liên hệ qua Telegram để được tư vấn cách tổ chức lịch học và bài tập trong Umini. Đối với freelancer, có thể gửi email để được hướng dẫn cách dùng bộ đếm giờ và xuất báo cáo thời gian theo khách hàng.
Umini không có nhân viên hỗ trợ chính thức. Mọi yêu cầu đều do chính nhà phát triển (Trần Bảo Cường) xử lý. Vì vậy thời gian phản hồi có thể chậm hơn so với các dịch vụ thương mại, nhưng chất lượng phản hồi thường đúng trọng tâm vì người trả lời cũng là người xây dựng sản phẩm.
Hiệu xuất
Số liệu dưới đây được khảo sát trên 24 người dùng cá nhân dùng Umini trong 30 ngày liên tục, so sánh với 30 ngày trước khi dùng Umini (giai đoạn dùng sổ tay giấy, ghi chú điện thoại hoặc ứng dụng ghi chú khác). Người tham gia là freelancer, sinh viên và chủ kinh doanh nhỏ.
Số việc phải nhớ trong đầu mỗi ngày
Trung bình số việc người dùng phải ghi nhớ trong đầu mỗi ngày
Trước Umini Sau Umini
(tự nhớ) (Umini ghi nhớ thay)
T1: ██████████████ 13 ██ 2
T2: █████████████ 12 ██ 2
T3: █████████████ 12 █ 1
T4: ██████████████ 13 ██ 2
Trung bình: 12.5 việc 1.75 việc
Giảm: −86%
Tỉ lệ việc hoàn thành đúng hẹn (cá nhân)
Phần trăm đầu việc hoàn thành trước hoặc đúng deadline
Trước Umini Sau Umini
T1: ████████░░░░░░░ 55% ████████████░ 81%
T2: ████████░░░░░░░ 58% ████████████░ 83%
T3: ███████░░░░░░░░ 52% █████████████ 85%
T4: ████████░░░░░░░ 56% █████████████ 86%
Trung bình: 55.3% 83.8%
Tăng: +28 điểm %
Thời gian mỗi sáng dành cho việc "lên kế hoạch ngày"
Số phút cần thiết mỗi sáng để quyết định hôm nay làm gì
Trước Umini Sau Umini
Mở sổ tay / app ghi chú: Mở Umini, xem bảng tổng quan:
██████████████ 12 phút ██ 1.5 phút
Đọc lại, sắp xếp thứ tự: (Umini đã sắp xếp sẵn)
█████████ 8 phút — 0 phút
Tổng: 20 phút/ngày Tổng: 1.5 phút/ngày
Tiết kiệm: 92.5%
Số lần quên deadline
Số lần quên một deadline trong 30 ngày (trung bình/người)
Trước Umini Sau Umini
Nhóm 24 người: ~7.2 lần ~0.5 lần
████████████████████ 7.2 lần
█ 0.5 lần
Giảm: −93%
Nguồn: Khảo sát 24 người dùng cá nhân (freelancer, sinh viên, chủ kinh doanh nhỏ), tháng 6–7/2026.