Từ lúc mở lần đầu tới khi cả nhóm chạy trơn tru.

Bước đầu

Mở Umini lần đầu

1. Chọn chỗ bạn thấy tiện

   Mở work.umini.app bằng trình duyệt, hoặc nhắn @Umini_app_bot trong Telegram rồi bấm mở. Vào bằng Telegram thì không phải đăng ký gì cả.

   Dùng cả hai cũng được — vẫn là một tài khoản, một kho việc. Lỡ tạo hai tài khoản riêng thì vào Cá nhân → Tài khoản & kết nối để gộp lại.

2. Thêm Umini ra màn hình chính

   Trên điện thoại, bấm nút chia sẻ của trình duyệt rồi chọn “Thêm vào màn hình chính”. Từ đó mở như một ứng dụng bình thường. Nếu đang ở trong Telegram, phần Cá nhân có sẵn nút ghim ra màn hình chính.

3. Đặt tên và ảnh của bạn

   Vào Cá nhân, bấm cây bút để đặt tên hiển thị và chọn ảnh. Việc này nên làm sớm — đồng nghiệp nhìn tên chứ không nhìn địa chỉ email.

Sắp xếp

Dựng khung cho công việc

Umini xếp việc theo năm tầng. Nghe thì nhiều nhưng làm một lần là xong, sau đó bạn chỉ thêm việc vào thôi.

1. Nơi làm việc — tách chuyện riêng và chuyện chung

   Ví dụ một cái tên “Cá nhân”, một cái “Công ty”. Được tối đa 2 cái. Vào tab Duyệt để tạo.

2. Dự án — một cái quán, một chi nhánh, một chiến dịch

   Mỗi nơi làm việc chứa tối đa 3 dự án. Đây là chỗ bạn thêm người vào cùng làm.

3. Nghiệp vụ — các mảng việc trong dự án

   Ví dụ “Marketing”, “Quầy bar”, “Kỹ thuật”. Mỗi dự án tối đa 25 mảng. Chia mảng giúp sau này xem báo cáo biết mảng nào đang chậm.

4. Đầu việc và việc nhỏ — phần chạy hằng ngày

   Đầu việc là thứ giao cho người ta làm, có hạn chót. Bên trong nó là danh sách việc nhỏ để tick dần. Hai thứ này thoải mái, không giới hạn.

Người quản lý

Giao việc

1. Tạo đầu việc và chọn người làm

   Đặt tên việc, ghi rõ yêu cầu và thế nào là xong, chọn người phụ trách, đặt hạn chót. Người được giao sẽ nhận tin báo ngay.

2. Việc gấp thì kéo lên đầu

   Ở danh sách, vuốt ngang một dòng để hiện tay nắm rồi kéo lên. Thứ tự bạn sắp là thứ tự cả nhóm nhìn thấy — khỏi cần gắn nhãn “ưu tiên cao” rồi tranh cãi.

3. Chia nhỏ việc lớn

   Mở đầu việc ra, thêm các việc nhỏ bên trong. Người làm tick dần, phần trăm hoàn thành tự chạy và cộng lên tới cả dự án. Không ai phải tự điền con số.

4. Tạm khoá việc khi cần

   Chủ dự án đóng một mảng việc lại thì bên trong không sửa được nữa. Dùng khi muốn dừng lại chờ ý kiến, tránh người ta lỡ tay sửa tiếp.

Người làm

Ba thứ cần biết, hết

1. Mở lên là thấy việc hôm nay

   Tab Hôm nay gom việc tới hạn và việc mới giao. Số đỏ trên thanh dưới cho biết còn bao nhiêu thứ cần để mắt tới.

2. Làm xong thì bấm báo xong

   Việc chuyển sang chờ duyệt và người duyệt nhận tin. Bạn không tự chốt hoàn thành được — để tránh chuyện tự chấm điểm cho mình.

3. Có gì cần nói thì nhắn ngay dưới việc

   Gửi kèm ảnh, gửi nhiều tấm một lúc, và đính cả vị trí bạn đang đứng. Ảnh gửi ở đây tự vào kho ảnh chung, sau này tìm lại được theo từng việc.

Chốt kết quả

Duyệt hoàn thành hay không đạt

1. Bật duyệt cho từng mảng việc

   Vào mảng việc, bấm Cài đặt nghiệp vụ, bật duyệt lên. Mỗi mảng cấu hình riêng — mảng nào cần chặt thì bật, mảng nào chạy nhanh thì thôi.

2. Chỉ định ai được duyệt

   Mặc định là chủ dự án. Bận quá thì giao cho một người khác duyệt giúp đúng mảng đó — họ không đụng được tới mảng khác. Trên mỗi việc có ghi rõ ai sẽ duyệt.

3. Chốt xong là khoá

   Đã chốt hoàn thành hoặc không đạt thì không ai sửa được nữa. Cần mở lại thì chỉ chủ dự án mới làm được.

Nhắc việc

Để phần mềm nhớ thay bạn

1. Nối tài khoản với Telegram

   Vào Cá nhân → Tài khoản & kết nối rồi bấm nối. Vào bằng Telegram sẵn thì đã nối rồi, khỏi làm gì. Tin nhắc sẽ về thẳng khung chat.

2. Chọn báo trước bao lâu

   Vào Cá nhân → Nhắc việc, chọn 15 phút, 1 giờ, 4 giờ hay 1 ngày trước hạn. Cùng chỗ đó có công tắc tắt hẳn nếu bạn thấy phiền.

3. Bấm xử lý ngay trong khung chat

   Tin nhắc có sẵn nút Xong và Hoãn 1 ngày. Bấm là xong, khỏi mở ứng dụng.

Nhóm làm theo ca

Chấm công

1. Bật cho dự án cần

   Mở dự án, bấm bánh răng ở góc phải, gạt công tắc Chấm công. Dự án nào không cần thì để tắt, mọi người sẽ không thấy nút gì cả.

2. Vào ca và ra ca

   Bật rồi thì ô chấm công hiện ngay ở tab Hôm nay. Bắt đầu làm bấm vào ca, xong bấm ra ca. Một ngày chấm mấy lần cũng được — nhưng phải ra ca rồi mới vào ca tiếp, để giờ không bị tính chồng.

   Lần đầu máy sẽ hỏi xin quyền vị trí. Cho phép thì mỗi lần chấm ghi kèm chỗ bạn đứng và hiện lên bản đồ nhỏ; bấm vào là mở Google Maps.

3. Chưa vào ca thì chưa sửa được việc

   Đây là chủ ý: dự án đã bật chấm công thì phải vào ca rồi mới cập nhật công việc. Nhờ vậy bảng công và tiến độ khớp nhau.

4. Quản lý xem bảng công và chấm hộ

   Chủ dự án mở Chấm công để xem theo ngày, tuần, tháng: ai đủ giờ, ai đang trong ca, ai chưa chấm. Người quên chấm thì bấm chấm hộ theo ca 8 giờ–16 giờ, hệ thống ghi rõ là được chấm hộ.

5. Xuất bảng công ra Excel

   Ở trang chấm công có nút tải file Excel của kỳ đang xem. Mở bằng Excel hay Google Sheets đều được, gửi kế toán khỏi gõ lại.

6. Xem lại giờ công của chính mình

   Vào Cá nhân → Bảng công của tôi, xem từng ngày từng tháng, kèm chỗ đã chấm trên bản đồ.

Làm cùng nhau

Mời người vào dự án

1. Cách nhanh nhất: gửi link

   Mở dự án → Thành viên → Mời bằng link. Chọn vai trò rồi bấm chia sẻ. Gửi link qua Zalo, tin nhắn, email — người ta bấm là vào, chưa có tài khoản thì đăng ký xong quay lại đúng chỗ đó.

2. Hoặc mời bằng email và mã mời

   Cách này cần người kia đã có tài khoản Umini. Mã mời của mỗi người nằm ngay trang Cá nhân của họ.

3. Chọn vai trò cho đúng

   Thành viên làm việc và báo xong. Chỉ xem chỉ nhìn, không sửa được gì — hợp với khách hàng hay sếp muốn theo dõi. Link mời không bao giờ trao được quyền chủ dự án.

4. Thu hồi link khi không cần nữa

   Link sống 7 ngày và tối đa 20 lượt. Muốn đóng sớm thì vào lại chỗ cũ, bấm thùng rác bên cạnh link đó. Ai đang giữ link sẽ không vào được nữa.

Nhìn lại

Biết nhóm đang chạy thế nào

1. Báo cáo dự án

   Mở dự án, bấm Báo cáo: bao nhiêu việc xong, bao nhiêu đang chờ duyệt, bao nhiêu quá hạn, và từng người đang gánh mấy việc.

2. Hoạt động gần đây

   Cuối trang báo cáo là dòng thời gian: ai làm gì, ở việc nào, đổi từ gì sang gì. Bấm vào một dòng là mở đúng việc đó. Không ai xoá được dấu vết này.

3. Thời gian đang đổ vào đâu

   Ở nơi làm việc có mục thống kê riêng, cho thấy dự án nào ngốn nhiều việc và nhiều giờ nhất. Đủ để quyết định chia lại việc.

4. Kho ảnh chung

   Tab Thư viện gom mọi ảnh, chia hai phần “Của tôi” và “Cộng đồng”. Mỗi ảnh ghi rõ thuộc dự án nào, mảng nào, việc nào — ảnh gửi trong trao đổi thì bấm vào là nhảy tới đúng câu nhắn đó.

Còn thắc mắc

Vài câu hay gặp